نقطة الانطلاق للإجتماع الناجح
صفحة 1 من اصل 1
نقطة الانطلاق للإجتماع الناجح
- هل
تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداوله إستبعاد
أفراد معينين من حضوره ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزاءاً من الإجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد إجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية
الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟
- هل
تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها
حرجاً لبعض الأفراد أوعدم الحرية في التحدث أمام الآخرين
؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟
- هل
يتطلب اإختلاف المستويات الوظيفية للمشــاركين عقد إجتماعات منفصلة للمستويات المختلفة ؟
* ما
هو جدول أعمال الإجتماع ؟
- ما
هي البنود الرئيسية التي يتم مناقشتها
؟
- هل تم التأكد من أن هذه البنود تساهم في تحقيق
هدف الإجتماع ؟
- ماهي المواضيع التي
يتضمنها كل بند ؟
- ماهي أولويات مناقشة
بنود الإجتماع ؟
- ماهو التسلسل
المنطقي للبنود ؟
- هل
يجب إستطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب
منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سيتم ذلك ؟
* هل
يطلب الإجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين
؟
- ما
نوع الإعداد المطلوب ؟
- ما
هي مسؤولية كل من المشاركين في الإعداد للإجتماع ؟ وما
هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟
- ما
هي المعلومات التي يجب تزويدهم بها لمساعدتهم في الإعداد
للإجتماع ؟
- كيف
سيتم تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للإجتماع ؟ ومن
ستولى تحضير هذه المعلومات ؟
- ما
هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم للرجوع إليها أثناء الإجتماع؟
ماهو الوقت
الذي سيتم تخصيصة للإجتماع
؟
- ما
هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الأعمال ؟
- هل
سيخصص وقت لأسئلة المشاركين ، أو ما يستجد من أعمال
؟
- هل
سيتخلل الإجتماع فترة راحة ؟ ما مدتها
؟
- هل
سيتم تقديم ضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة
ما هو
الموعد الأنسب للإجتماع ؟
- هل
تتطلب طبيعة الإجتماع فرض موعد ثابت يتفرغ جميع
المشاركين به ؟
- ما
هي البدائل المتوفرة في حالة عدم ملائمة الموعد لجميع المشاركين له
؟
- هل يتم تحديد
ساعة بدء وإنتهاء الإجتماع حتى يتمكن المشاركون من ترتيب جدول عملهم اليومي
وفقاً لذلك ؟
- من
ستولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد ؟
- هل يتطلب الإجتماع
استخدام وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالتحديد ؟
- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها
؟
- من ستولى مسؤولية توفير الأجهزة اللازمة
لاستخدامها ؟
- من
سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة اللازمة ؟
ما هو
المكان الملائم لعقد الإجتماع ؟
- ما
هي البدائل المتوفرة ؟ ما هو أفضلها ؟
- ما هو ترتيب أولوياتها في حالة عدم توفر
البدائل الأفضل ؟
- هل المكان الملائم لاستخدام الوسائل السمعية
والبصرية المطلوبة ؟
- من ستولى مسؤولية حجز المكان
؟
- من
ستولى مسؤولية تجهيز المكان ؟
- كيف سيتم دعوة المشاركين للإجتماع ؟
- من
سيقوم بتوجيه الدعوة ؟
- ما هي الوسيلة التي ستستخدم لدعوة المشاركين
للإجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ،
الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟
- من ستولى مسؤولية القيام بإجراءات توجيه الدعوة
؟
- كيف سيتم توثيق الإجتماع ؟
- ما هي الوسيلة التي تستخدم في توثيق الإجتماع ؟
- من سيتولى مسؤولية التوثيق
؟
- هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة
عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الإجتماع
؟
- كيف سيتم إعداد وتوزيع نسخ وثائق الإجتماع
؟
تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداوله إستبعاد
أفراد معينين من حضوره ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزاءاً من الإجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد إجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية
الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟
- هل
تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها
حرجاً لبعض الأفراد أوعدم الحرية في التحدث أمام الآخرين
؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟
- هل
يتطلب اإختلاف المستويات الوظيفية للمشــاركين عقد إجتماعات منفصلة للمستويات المختلفة ؟
* ما
هو جدول أعمال الإجتماع ؟
- ما
هي البنود الرئيسية التي يتم مناقشتها
؟
- هل تم التأكد من أن هذه البنود تساهم في تحقيق
هدف الإجتماع ؟
- ماهي المواضيع التي
يتضمنها كل بند ؟
- ماهي أولويات مناقشة
بنود الإجتماع ؟
- ماهو التسلسل
المنطقي للبنود ؟
- هل
يجب إستطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب
منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سيتم ذلك ؟
* هل
يطلب الإجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين
؟
- ما
نوع الإعداد المطلوب ؟
- ما
هي مسؤولية كل من المشاركين في الإعداد للإجتماع ؟ وما
هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟
- ما
هي المعلومات التي يجب تزويدهم بها لمساعدتهم في الإعداد
للإجتماع ؟
- كيف
سيتم تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للإجتماع ؟ ومن
ستولى تحضير هذه المعلومات ؟
- ما
هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم للرجوع إليها أثناء الإجتماع؟
ماهو الوقت
الذي سيتم تخصيصة للإجتماع
؟
- ما
هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الأعمال ؟
- هل
سيخصص وقت لأسئلة المشاركين ، أو ما يستجد من أعمال
؟
- هل
سيتخلل الإجتماع فترة راحة ؟ ما مدتها
؟
- هل
سيتم تقديم ضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة
ما هو
الموعد الأنسب للإجتماع ؟
- هل
تتطلب طبيعة الإجتماع فرض موعد ثابت يتفرغ جميع
المشاركين به ؟
- ما
هي البدائل المتوفرة في حالة عدم ملائمة الموعد لجميع المشاركين له
؟
- هل يتم تحديد
ساعة بدء وإنتهاء الإجتماع حتى يتمكن المشاركون من ترتيب جدول عملهم اليومي
وفقاً لذلك ؟
- من
ستولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد ؟
- هل يتطلب الإجتماع
استخدام وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالتحديد ؟
- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها
؟
- من ستولى مسؤولية توفير الأجهزة اللازمة
لاستخدامها ؟
- من
سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة اللازمة ؟
ما هو
المكان الملائم لعقد الإجتماع ؟
- ما
هي البدائل المتوفرة ؟ ما هو أفضلها ؟
- ما هو ترتيب أولوياتها في حالة عدم توفر
البدائل الأفضل ؟
- هل المكان الملائم لاستخدام الوسائل السمعية
والبصرية المطلوبة ؟
- من ستولى مسؤولية حجز المكان
؟
- من
ستولى مسؤولية تجهيز المكان ؟
- كيف سيتم دعوة المشاركين للإجتماع ؟
- من
سيقوم بتوجيه الدعوة ؟
- ما هي الوسيلة التي ستستخدم لدعوة المشاركين
للإجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ،
الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟
- من ستولى مسؤولية القيام بإجراءات توجيه الدعوة
؟
- كيف سيتم توثيق الإجتماع ؟
- ما هي الوسيلة التي تستخدم في توثيق الإجتماع ؟
- من سيتولى مسؤولية التوثيق
؟
- هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة
عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الإجتماع
؟
- كيف سيتم إعداد وتوزيع نسخ وثائق الإجتماع
؟
عاشق بلا معشوق- عضو متألق
- عدد المساهمات : 23
نقاط : 24350
تاريخ التسجيل : 07/08/2011
صفحة 1 من اصل 1
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى